CRM
Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que permite almacenar contactos en una base de datos con la finalidad de comunicarte con ellos.
El CRM de Operares consiste en una potente base de datos para almacenar a cualquier contacto relacionado con el Colegio Mayor o Residencia: residentes, antiguos, padres, invitados, solicitudes de admisión, etc. junto con sus datos (nombre y apellidos, email, teléfono, dirección, habitación que ocupa, etc.) y relaciones entre ellos (padres, hijos, tutores, compañeros de habitación).
Tus contactos trabajarán por ti pues ellos introducirán sus datos a través de una página de registro y ellos los actualizarán, pues todos las personas de tu base de datos contarán con una cuenta a la que podrán acceder para modificar sus datos personales y usar las funcionalidades del resto de módulos que decidas (comidas, reservas, etc.)
Desde el CRM podrás controlar también que usuarios tienen permiso de acceso a cada módulo (pedir comidas, reservar, notificar arreglos, etc.)
Las principales características del CRM son la flexibilidad de la configuración y la potencia del buscador.
Flexibilidad de la configuración: el guante que se adapta a su mano
Siempre podrás configurar los Campos, Grupos y Relaciones que necesites para adaptarlo a tus necesidades. Esta flexibilidad es una característica diferencial frente a otros sistemas en los que cada vez que quieras cambiar algo tendrías que llamar a la empresa para reconfigurarlo con el correspondiente coste de tiempo y dinero. Con Operares puedes personalizarlo para que se adapte a ti y nunca quede obsoleto. Las posibilidades son infinitas.
Campos
Los campos son la información que quieres preguntar, almacenar y buscar sobre tus contactos. Por ejemplo: nombre, apellidos, email, DNI, fecha de nacimiento, foto, habitación, régimen de comidas, curso, dirección de su casa, pdf de notas de la universidad, si es o no becario del colegio mayor, el encargo o responsabilidad que tiene (Decano, Vicedecano, Vocal…), etc.
Los campos pueden ser de distintos tipos: Texto, Texto con opciones sugeridas, Número, Selección, Multiselección, Casilla (sí/no) o incluso Archivo.
Podrás crear los campos que quieras especificando su tipo y siempre podrás cambiar el nombre del campo, el valor inicial al registrarse (por ejemplo: el curso inicialmente será 1) y las validaciones o patrón que tengan que cumplir los datos (por ejemplo: el curso es un número entre 1 y 5, el DNI debe contener sólo números y letras mayúsculas, etc.)
Grupos
Cada contacto estará asignado a un grupo (residentes, antiguos, padres, invitados, solicitudes de admisión, etc.). Podrás configurar los campos que estarán disponibles en cada grupo (por ejemplo: los residentes tienen habitación, los antiguos no pero tienen fecha de salida del CM o residencia).
También podrás configurar los permisos (registrar, ver, modificar) que tienen los integrantes de un grupo sobre cada campo (por ejemplo: los del grupo residentes pueden registrar inicialmente su fecha de nacimiento pero luego sólo verla sin modificarla, ni residentes ni antiguos pueden ver el campo observaciones, etc.)
Relaciones
Una característica muy especial y diferencial de este CRM es que permite relacionar a los contactos entre sí a partir de los tipos de relaciones que quiera definir (por ejemplo: padre-hijo, madre-hijo, tutor-tutelado, compañeros de habitación, etc.). Esto permitirá aumentar las posibilidades del Buscador para aprovechar toda su potencia.
Las relaciones deben ser establecidas manualmente por el administrador por motivos de privacidad. Sin embargo, existe la posibilidad de crear formularios especiales para registrar automáticamente relaciones, como el de Admisión en el que se introducen los datos del residente, padre y madre a la vez y de esta forma podemos establecer las relaciones entre ellos automáticamente al registrarse. Se pueden solicitar la creación de más formularios especiales de registro automático de relaciones.
Potencia del buscador: diseñado para encontrar una aguja en un pajar
El Buscador es la herramienta central y más potente del CRM, le permitirá encontrar personas aplicando cualquier filtro que pueda imaginar. Todo ello para encontrar a una persona, saber cuantos contactos cumplen un filtro, o generar una lista de personas con los datos que quiera para poder crear con ella un informe pdf, exportar un Excel o enviarles un mail personalizado.
El buscador se divide en tres zonas:
- Lista: donde irá añadiendo los resultados de las búsquedas con los que quiera realizar alguna acción de las mencionadas
- Configuración de búsqueda: donde seleccionará los filtros que quiera que se apliquen a la búsqueda, los datos que quiera que aparezcan, la posición de las columnas de datos y el orden de los resultados.
- Resultados de búsqueda: una tabla con los contactos y sus datos que cumplen los filtros aplicados.
Podrá realizar búsquedas no sólo de los datos de las personas (por ejemplo: muéstrame el nombre, apellidos y fecha de nacimiento de todos los residentes del 3º que sean de Galicia) sino que también podrá filtrar sobre los datos de sus relaciones. A continuación se muestra un ejemplo de búsqueda avanzada y una captura de su configuración para que vea todo el potencial con una sencilla interfaz:
«Muéstrame el nombre y apellidos, y el de sus hijos, de aquellos padres cuyos hijos sean del grupo colegiales y de 3º. Ordénalos de forma ascendente por los apellidos de los hijos. Muestra primero los datos de los hijos y luego del padre»
Los resultados serán los que cumplan todos los filtros a la vez. Sin embargo, a partir de los resultados generados podrá seleccionar a todos o algunos para añadirlos a la lista y continuar buscando y añadiendo. Así es como podría tener una lista con los que cumplan al menos alguno de varios filtros (por ejemplo con los residentes del curso 3 o 4; con los padres o madres de los residentes de 3º; etc.).
Mailing
Con este módulo podrás enviar mails de forma masiva y personalizada además de monitorizar cuándo y quienes abren el mail o pulsan en un enlace, obteniendo estadísticas para conocer el impacto de sus comunicaciones.
Todo esto se realiza a través de una plataforma de mailing conectada con el CRM de Operares. Tras crear una lista de contactos con sus datos podrás enviarlos a la plataforma de mailing. Desde allí podrás diseñar plantillas completamente personalizables, en ellas podrás incluir campos como [Nombre], [Apellidos], etc. Finalmente podrás crear una campaña de mailing seleccionando una plantilla y una lista de contactos. Al lanzar la campaña se enviarán los mails a cada contacto de la lista rellenando con sus datos los campos de la plantilla, siendo por tanto mails personalizados.
Podrás incluir un link personal para darse de baja de los mails de forma sencilla con un sólo click. Así, en el CRM, podrás filtrar sólo aquellos que desean recibir correos a la hora de generar la lista de contactos.
También se podrá incluir en cada mail un link único, personal y seguro para actualizar sus datos. De esta forma, al hacer click les llevará a la página de sus datos para que puedan revisarlos y actualizarlos. Todo ello iniciando sesión en su cuenta de forma automática, sin necesidad de recordar usuario ni contraseña.
Informes PDF
Con este módulo podrás descargar en PDF informes con los contactos y datos que desees, incluso con imágenes para hacer, por ejemplo, listados de colegiales con sus fotos.
Tras crear una lista de contactos y datos selecciona PDF, añade el título y subtítulo del archivo, y podrás generar y descargar el pdf.
Exportar e importar datos
Con este módulo podrás descargar ficheros en formato .csv (fichero de datos legible por Excel y Hojas de cálculo de Google) con los datos de las personas que quiera. También podrás editar ese fichero de forma sencilla y volverlo a subir para aplicar cambios de forma masiva al CRM. Por ejemplo, para subir de curso a todos los colegiales cada año, o para cambiar los permisos de muchas personas a la vez, o las relaciones entre ellas, etc.
Esta última funcionalidad combinada con un sistema de procesado de datos en Excel u Hojas de cálculo de Google da unas posibilidades prácticamente infinitas al CRM al unir la flexibilidad de Operares con la potencia de cálculo de Excel. Podrías, por ejemplo, preguntar a los colegiales sus notas en la universidad con varios campos y luego descargarlas para calcular la media y subirla de nuevo a la base de datos en un campo nuevo.
Comidas
Volvemos a destacar la flexibilidad de este módulo, en el que los usuarios con permiso de administrador podrán crear los turnos que desee de desayuno, comida y cena y configurar cuándo estarán disponibles cada día de la semana. Además podrán crear días especiales en los que sólo estarán disponibles los turnos concretos que decida.
El número de régimen de los residentes se puede asignar desde el CRM.
Los días de antelación con los que hay que pedir cada turno y las horas límite, a partir de la cual se bloquean, también son configurables.
Los usuarios con permiso de Comidas podrán pedir las comidas de cada día con tanta antelación como deseen. Podrán configurar una plantilla semanal para aplicarla a cada semana en vez de tener que marcar manualmente cada turno. Se pueden asignar notas a las comidas de un día por el administrador (o por el usuario si se le habilita el permiso), por ejemplo, para anotar que está enfermo y hay que llevarle bandeja de comida.
Además, el sistema detecta cuando un usuario ha olvidado pedir turnos de comidas para el día siguiente y le avisa personalmente por mail automáticamente.
Los administradores (o las personas con permiso de listado y resumen) podrán visualizar el listado y el resumen con las comidas pedidas de cada turno para el día que seleccionen e imprimirlo como pdf fácilmente. En también aparecerán las notas (si hubiese alguna) y el número de régimen de las personas que tengan.
Los administradores (o las personas con permiso de panel de comidas) podrán acceder a un panel en el que verán y podrán editar las comidas pedidas de cada persona para el día seleccionado (además de la nota). También podrán pedir comidas para cualquier contacto registrado en el CRM, por ejemplo, para invitar a alguien externo a comer y que aparezca en el listado.
Reservas
Los usuarios con acceso a este módulo podrán realizar reservas de los distintos espacios del Colegio Mayor o Residencia. Esto permitirá evitar conflictos y malentendidos sobre el uso de los mismos entre los residentes o incluso personas externas que tengan acceso.
Para ello podrán ver una vista semanal con las reservas hechas, pudiendo filtrar por espacios. Al crear una reserva seleccionarán la fecha y hora de inicio y fin, el espacio a reservar y podrán añadir una nota pública (que verá todo el mundo) y otra privada (que sólo verán los administradores). El sistema podrá notificar por mail de las reserva, modificaciones y cancelaciones tanto al usuario como a los administradores.
Los administradores pueden crear, modificar y eliminar reservas a cualquier usuario.
Arreglos
El módulo de arreglos permite a las personas con acceso notificar de los desperfectos que vean de forma sencilla. De esta forma el mantenedor recibirá una notificación por mail y podrá acceder a un panel donde verá todos los desperfectos y podrá filtrarlos por el estado (pendiente, arreglado), ordenar por última fecha de modificación y buscar en la descripción o localización del desperfecto. Los usuarios también podrán subir una imagen para facilitar el trabajo al mantenedor.
Los usuarios podrán ver, modificar y eliminar sus arreglos. Y se les podrá notificar por mail cada vez que lo hagan además de notificarles cuando el mantenedor lo haya marcado como arreglado.
Los administradores y el mantenedor pueden crear, modificar y eliminar arreglos a cualquier usuario.
Capellanía
El módulo de capellanía permite crear a los usuarios con acceso a él solicitar citas para hablar con el capellán del Colegio Mayor o Residencia. Esto permite al capellán organizar su agenda de forma más sencilla.
Los usuarios verán una vista semanal con las citas existentes (sin ver el nombre). Podrán crear una cita especificando fecha y hora de inicio y fin y, opcionalmente, una nota que sólo verá el capellán. Se le podrá notificar por mail cuando cree, modifique o elimine una cita, además de recordarle por la mañana si tiene una cita ese día. El capellán puede modificarle o eliminarle la cita indicando un motivo que se le enviará al usuario, también puede enviarle un mensaje (todo ello se le enviará por mail). Los usuarios pueden repetir una cita creada para usarla de plantilla para la semana siguiente (por si normalmente habla semanalmente con el capellán a fecha y hora fija).
El capellán también tiene una vista semanal con las citas y nombres y puede configurar su horario de disponibilidad.
Buscador
El buscador es un módulo sencillo que permite a los usuarios con acceso ver un listado con los nombres y algunos datos de los residentes y un buscador sencillo, por ejemplo, habitaciones e iniciales de ropa (aunque se podrían publicar otros datos útiles) para que al encontrarse una prenda extraviada se pueda llevar a la habitación si identificar las iniciales con las que se ha marcado.
¿Necesitas algo más?
Si necesitas cualquier funcionalidad que no encuentres en el sistema actual o quieres modificar alguna existente no dudes en consultarnos pues te creamos el módulo que necesite y adaptamos los ya existentes a tus necesidades para que Operares se adapte perfectamente a tu Colegio Mayor o Residencia.
Además, si tienes cualquier problema y no sabes cómo resolver puedes contactarnos también, pues te asesoramos y ayudamos en el diseño de una solución tecnológica que solucione el problema o incremente tu eficiencia automatizando tus procesos.
Algunas de las soluciones tecnológicas relacionadas con la recogida, almacenamiento y procesamiento de datos se pueden implementar con Hojas de cálculo de Google y Formularios de Google. Somos realmente expertos en estas dos herramientas y podemos asesorarte también en la creación de sistemas de datos con ellas.